Privacy statement & AVG Verwerkersovereenkomst
Geldig vanaf 25 mei 2018

Dit is het privacy statement & Verwerkersovereenkomst (hierna te noemen Verwerkersovereenkomst) van Voyp Telecom C.V., handelend onder de naam Voyp, gevestigd op de Kropaarstraat 1B, 1032 LA te Amsterdam, bereikbaar via de website www.voyp.nl, telefonisch op 088-6789-400 of per mail op support@voyp.nl.

Op deze Verwerkersovereenkomst zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing, te vinden op onze website www.voyp.nl/av/. Indien een of meerdere bepalingen in Verwerkersovereenkomst strijdig zijn met de Algemene Voorwaarden, dan zijn de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst leidend.

Deze Verwerkersovereenkomst maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de afspraken die wij maken met bezoekers en Klanten en op onze (Aanvullende) Diensten waar Klant gebruik van maakt. Voyp kan de inhoud van deze Verwerkersovereenkomst wijzigen zonder bezoekers hiervan op de hoogte te stellen. Het doorvoeren van een wijziging op de website is afdoende. Klanten worden altijd separaat op de hoogte gesteld.

Om (Aanvullende) Diensten te offreren en leveren moet Voyp, als Verwerker, in opdracht van de (potentiële) Klant, de Verwerkersverantwoordelijke, persoonsgegevens verwerken. In deze Verwerkersovereenkomst leggen we daarom, voortvloeiend uit de privacy-wetgeving, de rechten en plichten tussen Verwerker en Verwerkersverantwoordelijke nadrukkelijk vast.

Voyp maakt geen gebruik van profilering of geautomatiseerde besluitvorming en zal zich, voor zover van toepassing, steeds houden aan verplichtingen die worden opgelegd inzake de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

Bij Voyp vinden wij privacy heel erg belangrijk en doen wij er alles aan om deze te waarborgen. Wij doen aan onze bezoekers en Klanten daarom de volgende beloften

  1. Wij beschermen je gegevens alsof het onze eigen gegevens zijn.
  2. Wij slaan alleen gegevens van je op die nodig zijn om onze Diensten te leveren of onze Dienstverlening te verbeteren, doen dit nooit langer dan strikt noodzakelijk en leggen duidelijk uit wélke gegevens dit zijn en waarom die worden opgeslagen.
  3. Wij gebruiken je gegevens niet voor zaken anders dan omschreven in deze Verwerkersovereenkomst en verstrekken je gegevens nooit aan derden, tenzij dit nodig is om de Overeenkomst die we met onze Klanten hebben uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

 

1. Wij beschermen je gegevens alsof het onze eigen gegevens zijn
De beveiliging van jouw persoonsgegevens nemen wij uiteraard serieus. Als Verwerker dragen wij deze verantwoordelijkheid. Wij doen er dan ook alles aan om jouw persoonsgegevens te beschermen. Zo voorkomen wij dat er van buitenaf toegang tot de data mogelijk is en hebben medewerkers alleen toegang tot voor hen relevante data.

Mocht er sprake zijn van een (potentieel) datalek, zoals opgenomen in artikel 33 van de AVG, dan brengen wij de Klant hier binnen 24 uur van op de hoogte. Indien wet en/of regelgeving dit vereist melden we een (eventueel) lek ook bij de autoriteiten. De Verwerkingsverantwoordelijke blijft in ieder geval de verantwoordelijke partij voor het voldoen aan de (wettelijke) meldplichten. In de melding melden we je de (vermeende) oorzaak van het lek, hoeveel bedrijven er (mogelijk) zijn benadeeld, wat de (te verwachten) gevolgen zijn, wat de (te verwachten) oplossing is en welke maatregelen er (eventueel) reeds genomen zijn. Uiteraard houden we je op de hoogte en melden we hoe we het lek hebben verholpen.

Vermoed je dat de gegevens niet goed zijn beveiligd of heb je aanwijzingen van misbruik? Neem dan meteen contact op met onze klantenservice.

 

2. Wij slaan alleen gegevens van je op die nodig zijn om onze Diensten te leveren of onze Dienstverlening te verbeteren, doen dit nooit langer dan strikt noodzakelijk en leggen duidelijk uit wélke gegevens dit zijn en waarom die worden opgeslagen
Van websitebezoekers worden geen persoonsgegevens opgeslagen. Dus ook geen IP-adressen. Wel gebruiken we Google Analytics voor het analyseren van dataverkeer op onze website. Met Google is hiervoor een AVG-compliant verwerkersovereenkomst gesloten. Vanuit Analytics worden géén gegevens gedeeld en de gegevens die worden opgeslagen zijn niet herleidbaar tot een specifieke gebruiker.

Indien een bezoeker zelf persoonsgegevens achterlaat, hetzij via de chat, hetzij via de bestel- of contactmodule, dan worden deze gegevens geautomatiseerd verwerkt in ons CRM systeem. Chats worden eveneens opgeslagen bij Tawk, onze chatleverancier. Deze chats en alle gegevens hiervan worden automatisch na 14 dagen bij Tawk verwijderd.

Persoonsgegevens die kunnen worden opgeslagen
· Bedrijfsnaam, adresgegevens bedrijf, telefoonnummer en mailadres
· Naam, telefoonnummer en mailadres contactpersoon
· Gegevens van bestelling, offerte en/of abonnementen
· Bankrekeningnummer

Van Klanten worden de volgende persoonsgegevens aanvullend opgeslagen
· Gespreksgeschiedenis van Klant (ontvangen/gevoerde gesprekken)
· Tijdstippen en duur van de gesprekken
· Indien van toepassing: gespreksopnames
· IP-adressen

Deze gegevens zijn nodig om tot een Overeenkomst te komen en om de (Aanvullende) Diensten, zoals in de Overeenkomst met Klant overeengekomen, aan te kunnen bieden, te laten functioneren en te factureren.

De gegevens worden ook gebruikt voor statistische doeleinden, zoals het inzien van conversies en het gebruik van (Aanvullende) Diensten. Ook indien er geen Overeenkomst tot stand is gekomen blijven deze gegevens daarom beschikbaar. Als laatste worden de gegevens gebruikt om Klanten te informeren over storingen, nieuwe diensten of andere belangrijke informatie.

Alleen Voyp heeft toegang tot deze persoonsgegevens en verkoopt deze data nooit aan derden. Voyp verklaart nadrukkelijk zonder uitdrukkelijke schriftelijke en/of telefonische toestemming van Klant de gespreksgeschiedenis van Klant en eventueel daaraan in opdracht van Klant gekoppelde gespreksopnames nooit in te zien.

Na beëindiging van de Overeenkomst verwijderd Voyp binnen 8 weken de aanvullende persoonsgegevens van Klanten. Eventueel kan Voyp aan de Klant na beëindiging van de Overeenkomst een kopie van deze data leveren alvorens de data te vernietigen. Indien Klant hier niet nadrukkelijk om heeft verzocht dan is Voyp gerechtigd om deze gegevens zonder nadere toestemming te vernietigen.

 

3. Wij gebruiken je gegevens niet voor zaken anders dan omschreven in deze Verwerkersovereenkomst en verstrekken je gegevens nooit aan derden, tenzij dit nodig is om de Overeenkomst die we met onze Klanten hebben uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Op alle persoonsgegevens die wij verzamelen en/of ontvangen verklaren we een geheimhoudingsplicht jegens derden van toepassing. De gegevens die wij hebben zullen dan ook nooit worden gebruikt voor andere zaken dan waarvoor ze strikt bedoeld zijn. Je persoonsgegevens worden dus nooit verkocht voor andere (marketings-)doeleinden.

Wanneer wij wettelijk verplicht zijn om de persoonsgegevens te overhandigen is de geheimhoudingsplicht niet van toepassing. Evenmin is de geheimhoudingsplicht van toepassing bij nadrukkelijke toestemming van de Klant om gegevens te delen. Daarnaast is de geheimhoudingsplicht niet van toepassing indien het delen van de persoonsgegevens aan derden noodzakelijk is om de (Aanvullende) Diensten aan Klant te kunnen leveren.

Uiteraard sluit Voyp met derden een Verwerkersovereenkomst die in de lijn ligt met de Verwerkersovereenkomst die we met jou als Klant hebben gesloten. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker expliciet toestemming hiervoor. Verwerker geeft op verzoek van Verwerkersverantwoordelijke inzage in welke sub-verwerkers er zijn ingeschakeld.

 

Verantwoordelijkheid gegevens
Voyp is alleen verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die worden verzameld door Voyp op basis van deze Verwerkersovereenkomst. Uiteraard is Voyp nooit verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door andere partijen dan Voyp zelf. Klant verklaart dat de gegevens die aan Voyp worden verstrekt niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op de rechten van derden en vrijwaart Voyp van eventuele aanspraken.

Je kunt als Klant Voyp altijd vragen om inzage in de opgeslagen gegevens en deze gegevens laten wijzigen, aanvullen of verwijderen. Je houdt dus zelf de zeggenschap over je persoonsgegevens. Zo blijf je als Klant altijd zelf eindverantwoordelijk over de persoonsgegevens die door Voyp worden verwerkt. Wij hebben géén zeggenschap over je persoonsgegevens, de verwerking hiervan vindt expliciet in opdracht van de Klant plaats.

Inzicht in je gegevens kan door contact op te nemen met onze klantenservice. Wij reageren hier binnen 14 dagen op. Het kan zijn dat (bepaalde) persoonsgegevens niet kunnen worden verwijderd, omdat anders de Overeenkomst niet kan worden nagekomen of omdat er anders niet aan wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Dit melden we je dan.

Mocht een betrokkene zich bij Voyp melden met een vraag over (eventueel) bij Voyp opgeslagen persoonsgegevens, dan wordt dit verzoek doorgestuurd aan de Klant en helpen we je, voor zover mogelijk, met het afhandelen van dit verzoek. Het kan zijn dat Voyp hiervoor kosten in rekening dient te brengen bij Klant. Deze kondigen we vooraf aan.

 

Audit
Je hebt als Verwerkingsverantwoordelijke het recht de afspraken uit deze Verwerkersovereenkomst te laten toetsen (audit) door een onafhankelijke deskundige derde. Dit kan alleen nadat je bij ons (de Verwerker) relevante rapportages hebt opgevraagd en wanneer deze rapportages niet of niet-voldoende inzichtelijk maken dat de afspraken uit deze Verwerkersovereenkomst worden nageleefd. Deze audit vindt plaats niet eerder dan 4 weken na de aankondiging en maximaal 1x per kalanderjaar. Voyp werkt vanzelfsprekend mee aan deze audit en zal alle relevante en benodigde informatie ter beschikking stellen. De kosten hiervan, inclusief de kosten die wij als Verwerker maken, komen voor rekening van de Verwerkersverantwoordelijke.

 

Geschil
Bij een geschil kun je je tot ons wenden of tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Voyp werkt, indien wettelijk verplicht en noodzakelijk, altijd mee aan een eventueel onderzoek naar een verwerking op basis van deze Verwerkersovereenkomst. Eventuele kosten worden in rekening gebracht bij de Klant. Indien het komt tot een gerechtelijke procedure dan kiest Voyp domicilie in Amsterdam.